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電子契約イメージ

電子契約のメリット・デメリットをお調べではありませんか? この記事では、電子契約を利用するメリット・デメリットを徹底的に掘り下げて解説しています。

また、記事内では導入障壁となる電子契約のデメリットを解消する方法も紹介。 最後までお読みいただければ、オンライン契約のメリット・デメリットを完全に理解し、導入へのステップを1歩踏み出せることでしょう。 ぜひ参考にしてくださいね。

この記事を書いた人
樽見 章寛
樽見 章寛(たるみ あきひろ) 実印.net 編集部
DX(デジタルトランスフォーメーション)が推進されている昨今、電子契約の導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか?電子契約サービス29社を徹底比較した筆者が、みなさまの円滑な電子契約導入をサポートいたします。弁護士による記事のリーガルチェックも経験済み。




電子契約のメリット

会議風景

まずは、電子契約を導入することで得られるメリットをおさらいしましょう。電子契約のメリットは、主に以下の4点あげられます。


上記電子契約のメリットを、順番に解説していきます。


印刷コストや印紙税を削減できる

電子契約を導入する最大のメリットがコスト削減です。紙の文書を使用する場合、次のようなコストが必要になりますよね。

  • 文書を印刷するコスト(プリンター設備・紙・インクなど)
  • 印紙税
  • 郵送コスト

電子契約を導入すれば、これら全てのコストを削減できるメリットがあります。 もちろんプリンターはその他業務で使用する機会も多いでしょうから完全に印刷コストをゼロにはできません。 しかし、現在のコストを大幅に削減できるのは間違いのないメリットです。

また、特に建築業界など金額の大きい契約書を作成する機会が多い企業であれば、電子契約による印紙税の削減メリットは計り知れないほど大きくなります。

年間で数百万円〜数千万円単位の印紙税削減に成功している企業もあるので、電子契約を導入しない手はないでしょう。


業務効率化ができ、テレワークにも対応しやすい

電子契約を導入するメリットとして、業務効率化に注目している方も多いのではないでしょうか。 紙の文書をやり取りする場合と違い、電子契約なら電子メール1つで簡単に契約が締結できるメリットがあります。

記名捺印やスキャナでの取り込み、プリントアウトや郵送などの手間を削減できるのは大きなメリットです。

昨今の社会情勢下でテレワークを導入する企業も増えています。 しかし、いざテレワークに踏み切ってもハンコを捺印するために出社する社員も多く、テレワークによる効果が薄れてしまっている実情があります。

その点、電子契約を導入すれば完全リモートでの運用も可能になってくるので、テレワークに対応しやすい点もメリットです。 電子契約で業務効率化ができれば、長い目で見れば人件費の削減や働き方改革に役立つ点もメリットです。


改ざんやねつ造の心配がない

電子契約を導入するメリットとして、企業のリスクマネジメントやガバナンス強化に役立つ点が挙げられます。 一般的な電子契約サービスを利用した場合、締結した契約書には法的に有効な電子署名とタイムスタンプ(時刻認証)が付与される仕組みとなっています。

電子署名は「署名者の本人性を法的に証明できるもの」であり、タイムスタンプは「その日時には当該文書が確実に存在していることを証明できるもの」です。

いずれも現代の暗号技術によって確立されている手法であり、電子署名とタイムスタンプが付与されている文書は、改ざんやねつ造の心配は限りなくゼロに近くなっているメリットがあります。

また、電子契約サービスの中には承認権限機能やワークフロー機能が付いているものもあり、こういったサービスを利用すれば企業の内部統制強化にも役立つメリットがあります。

情報漏えいや各種不正へのリスクマネジメントができる点も、電子契約のメリットなのです。


クラウド上で保管できる

電子契約のメリットとして、文書をクラウド上で保管できる点が挙げられます。 電子上で締結した契約書は、電子上の文書が原本の扱いになるため、紙にプリントアウトして保管する必要もありません。(紙に印刷した場合、それはコピー(複製)の扱いとなります)

紙の文書を取引先や顧客とやり取りする場合、締結済みの契約書や領収書などの文書は、倉庫などにスペースを確保して保管する必要があります。

書類が増えるほど保管スペースは膨大になりますし、特定の文書を探す時にも一苦労です。 電子契約ならクラウド上で文書を管理でき、検索機能を使えば探したい文書も一瞬で見つけられます。

また、紙の契約書がなければ地震や火災などで契約書を喪失するリスクを防げる点もメリット。 電子契約サービスではクラウド上のデータを多重にバックアップしているところもあるので安心です。



覚えておきたいデメリット

メリットとデメリットのバランス

コスト削減や業務効率化など様々なメリットのある電子契約ですが、デメリットが一切ないわけではありません。

こちらでは、電子契約を導入する前に理解しておきたいデメリットをチェックしてみましょう。 電子契約のデメリットは、以下の4点。


上記電子契約のデメリットを、順に見ていきましょう。


契約相手や取引先の同意が必要

電子契約の最大のデメリットは、契約相手や取引先の同意が必要な点です。 日本では長年にわたり印鑑の押印による契約文化が根付いているため、今でもペーパーレス化に熱心ではない企業も多く見受けられます。

自社だけが電子契約を結べる環境を整えたとしても、取引先がそれに応じてくれなければ、従来通り紙で契約締結をするしか選択肢はないのはデメリットです。

重要な取引であればあるほど、「電子契約しか選べないことで機会損失するデメリットは避けたい」と考えますよね。 しかしご安心ください。このデメリットは解消する方法がありますので、後ほど詳しく紹介します。


電子化できない契約書も存在する

電子契約について覚えておきたいデメリットとして、どんな契約書でも全て電子化できるわけではなく、法律で電子化が認められていない契約書も存在する点が挙げられます。 電子契約が結べない契約書の具体例を紹介すると、次の通りです。

  • 宅地建物売買等媒介契約
  • 宅地建物売買等契約締結前の重要事項説明
  • 締結後の契約内容説明
  • 定期借地
  • 定期建物賃貸借契約
  • マンション管理業務委託契約
  • 労働者派遣個別契約
  • 訪問販売等特定商取引における交付書面

このように、特に不動産業界においては法律で電子化が認められていない契約書が多いデメリットもあります。 このデメリットが生じる理由は、他の契約と比べて重要性が高いものであり、法整備が追いついていないからです。

しかし昨今の電子契約の普及を受けて、国土交通省などもこういった書類の電子化を認められるように動いているようです。

また、労働に関する部分でも一部書類の電子化が開始されていることから、今後はこういった規制も緩和され、デメリットが改善されていくと考えられます。


社内の業務フローの見直しが必要

電子契約に関して理解しておきたいデメリットの1つに、導入時には社内の業務フローの見直しやルール作り、説明・研修などが必要となる点が挙げられます。

特にITとの関わりが少ない企業や、これまで全く電子化を行ってこなかった企業であれば、社員が電子契約を扱えるように教育をする必要があるのはデメリット。

このように電子契約を導入するタイミングでは、業務負荷が多少増えてしまう点はデメリットとして覚えておきましょう。

もちろん、電子契約は長い目で見れば業務効率化に役立つことは間違いないので、自社の都合や繁忙期などを考慮した上でなるべく早めに導入するのがおすすめです。


情報漏えいのリスクはゼロではない

電子契約について覚えておきたいデメリットとして、情報漏えいのリスクは完全にゼロではない点が挙げられます。

電子契約を提供するサービスは顧客の重要な機密情報を扱うため、各社セキュリティ対策は入念に行っています。 しかし、サイバー攻撃によるリスクが全くないわけではない点は、理解しておく必要があります。

ただ、紙の契約書を自社で保管する場合もそのリスクは同じこと。紙であっても電子文書であっても、情報漏えいのリスクを完全にゼロにするのは難しいのです。

実際、多くの名だたる大企業が電子契約を導入している事例があるので、サイバー攻撃のリスクはそれほど過剰に心配する必要はないでしょう。



電子契約のデメリットを解消するには

ビジネスソリューション

先ほどは電子契約を導入する上で知っておきたいデメリットを解説しましたが、デメリットの中にはちょっとした工夫で解消できるものもあります。 こちらでは、電子契約のデメリットを解消する方法を検証してみましょう。


知名度の高い電子契約サービスを導入する

まず「取引先の理解が得られないと電子契約を結べない」というデメリットを解消する方法として、なるべく知名度の高い電子契約サービスを選ぶことが重要です。

取引先が法人である場合でも、知名度が高い電子契約サービスなら多少は理解を得やすく、デメリットを解消しやすいのではないでしょうか。

知名度が高い電子契約サービスを使ってデメリットを解消するなら、業界No.1のシェアを誇る「クラウドサイン」がおすすめです。 クラウドサインを運営するのは法律に関するWEBサービスでも有名な弁護士ドットコム株式会社。

また、クラウドサインはグレーゾーン解消制度を利用して、国土交通省や経済産業省が適法性を公式に認めていることでも知られています。 こういったポイントを踏まえれば、取引先の理解も比較的得やすく、デメリットを解消できるのではないでしょうか。

クラウドサインの電子契約に関する情報を詳しく知りたい方は、次の記事でご確認ください。

» クラウドサインの評判や口コミなど解説


セキュリティの信頼性が高いサービスを選ぶ

電子契約のデメリットとして、「サイバー攻撃による情報漏えいのリスクはゼロではない」とお伝えしました。 情報漏えいのリスクを限りなくゼロにして、このデメリットを解消するには、セキュリティの信頼性が高いサービスを選ぶのがいいでしょう。

万全のセキュリティ対策が行われていて、デメリットを解消できる電子契約サービスが、「電子印鑑GMOサイン」です。

電子印鑑GMOサインは、IT分野で有名なGMOインターネットグループが運営する電子契約サービス。 クラウドサイン同様に知名度も高いので、取引先の理解を得にくいデメリットも解消できます。

電子印鑑GMOサインでは、電子契約のデメリットを解消するために次のようなセキュリティ対策が行われています。

  • 契約データの一つひとつを暗号化して保管
  • 通信を暗号化し、改ざんや盗み見を防止
  • 堅牢なHSMを用いて利用者の署名鍵を保管
  • セキュリティ専門の第三者機関によるセキュリティ診断
  • WAFによりサイバー攻撃からシステムを保護
  • 全契約データを毎日バックアップ

電子印鑑GMOサインのセキュリティ対策は他社と比べても強固なものとなっているので、デメリットを心配せず安心して利用可能です。 電子印鑑GMOサインの詳細を知りたい方は、次の記事でご確認ください。

» 電子印鑑GMOサインの詳細はこちら


また、GMOサインの発案者様にインタビューさせていただいた記事もございます。 GMOサインの人気の機能や開発秘話、プロ目線での電子契約サービスの選び方など、情報が盛りたくさん。

GMOサインに興味がない方にも、為になる情報が載っておりますので、併せて参考にしてみて下さい。


必要に応じて電子契約書と紙の契約書を使い分ける

電子契約のデメリットとして、「法律で電子化できない契約書もある」とお伝えしました。 このデメリットを解消するのは難しく、どうしても電子化できない契約書は、法整備を待つしかありません。

しかし、不動産業界でも工事請負契約など電子契約を結べる文書は多数ありますから、多少のデメリットはあってもコスト削減や業務効率化のためにも電子契約は必須。

「紙と電子契約を使い分けるのは大変そう」と感じる方がいるかもしれませんが、そんなデメリットを解消できるおすすめのサービスがあります。

それは、紙の契約書保管もまとめて任せられる電子契約サービス「WAN-Sign」です。WAN-Signは電子印鑑GMOサインを基盤として作られた電子契約サービス。 基本機能やセキュリティ面はGMOの製品と共通なので安心して利用できます。

また、WAN-Signでは独自のサービスとして「紙の書類の電子化・保管代行サービス」を提供しています。 紙で締結した契約書も電子化してクラウド上で管理できるため、紙と電子契約が混在する場合でも管理が容易になります。

もちろん紙で締結した契約書は紙の文書が原本なので破棄することはできませんが、WAN-Signなら保管まで代行してくれるので保管場所削減に役立ちます。

WAN-Signの運営企業は企業の機密情報保管・抹消や医療分野のDNA検体保管なども行っているので、機密情報の取り扱いには豊富なノウハウを有しています。

WAN-Signの詳細を知りたい方は、次の記事で詳しく解説していますので、ぜひそちらでご確認ください。

» WAN-Signのサービス詳細はこちら



まとめ:自社に最適なサービスを選ぶことが最重要

この記事では、電子契約のメリット・デメリットや導入ハードルを解消する方法をお伝えしました。 電子契約にはコスト削減や業務効率化などの非常に大きなメリットがある一方、覚えておきたいデメリットも存在しています。

しかし、電子契約のデメリットは自社の課題やニーズを明確にして、利用するサービスを選ぶことでほぼ解消可能です。 記事内で紹介した電子契約サービスも参考にして、自社に最適なサービスを探してみてくださいね。

なお、次の記事ではニーズ別に最適な電子契約サービスをランキング形式でまとめています。 自社に最適な電子契約サービスを見つけたい方は、ぜひそちらも参考にしてください。

» 電子契約サービスランキング【15社比較】