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雇用契約書

雇用契約の電子契約化を検討中ではありませんか。 この記事では雇用契約を電子契約することは法的に問題ないのか解説しているほか、電子化するメリット・デメリットなどの情報をまとめています。

また、雇用契約とセットで作成することが多い労働条件通知書の電子化に関する情報も解説しています。 記事の後半では雇用契約の電子化におすすめの電子契約サービスも紹介しています。

雇用契約を電子化すれば、業務効率化やコスト削減などのソリューションになることでしょう。 雇用契約の電子契約に興味がある方は、ぜひ最後までご覧ください。

この記事を書いた人
樽見 章寛
樽見 章寛(たるみ あきひろ) 実印.net 編集部
DX(デジタルトランスフォーメーション)が推進されている昨今、電子契約の導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか?電子契約サービス29社を徹底比較した筆者が、みなさまの円滑な電子契約導入をサポートいたします。弁護士による記事のリーガルチェックも経験済み。




雇用契約は電子契約で締結可能

オフィス

電子契約で雇用契約を結ぶことについて、法的にはなんら問題はありません。 労働条件通知書については過去には電子化が認められていなかったものの、2019年4月から法律で電子化が認められ、現在では電子契約が可能です。


労働条件通知書の電子化には条件がある

雇用契約書とセットで考えられることが多い労働条件通知書。 そんな労働条件通知書を電子化するためには、次の3つの条件を満たしている必要があります。

  • 労働者自身が電子契約を希望していること
  • 本人だけが書類を閲覧できる状態にあること
  • 労働者が書類を紙に出力できること

雇用契約書と労働条件通知書の両方の電子化を検討する場合は、上記3つの条件を満たすように注意しましょう。


法的には問題ない?効力はある?

電子契約で雇用契約を結ぶ際に気になるのが「契約書の効力は正しく証明されるのか」ですよね。 雇用契約を電子契約で結ぶこと自体に問題がなくとも、いざ裁判などになった時に証拠として使えなければ意味がありません。

その点については、電子署名法に準拠した電子契約を結ぶことで解決できます。 電子署名法とは、電子契約の証拠力を確保するために必要な要件などが記載されている法律です。

電子署名法には「本人しか行えない電子署名が付与された電子契約は法的効力を認める」といった旨の内容が明記されています。 雇用契約を電子契約で結ぶ際にも、法人の電子署名を付与した上で契約締結すれば、間違いなく証拠力は確保できるのです。

なお雇用契約に限らず、電子契約全般の法的効力に関する情報は次の記事でもまとめています。

» 電子契約に効力はある?より強い効力を持たせる方法とは?


また、「電子署名って何のこと?」と仕組みから学びたい方は、次の記事をご確認ください。

» 電子署名の仕組みや活用事例、導入方法など総合的に解説



雇用契約を電子化するメリット

社員たち

雇用契約を電子契約で結ぶことには、様々なメリットがあります。そのメリットを一つずつ見ていきましょう。


契約締結までの時間を短縮できる

雇用契約を電子契約するメリットとして、業務効率化が挙げられます。 紙と印鑑で契約する場合、採用決定から雇用契約の締結までに数日〜数週間の時間がかかる場合もありました。

一方、雇用契約を電子契約で結ぶ場合は、両者の合意があれば最短数分で契約締結が完了します。 雇用契約にかかる時間を大幅に短縮し、実務への移行もスピーディーに行えます。


対面での契約業務が不要になる

雇用契約を電子契約で結ぶことで、対面による契約業務が不要になる点もメリットです。 「募集や面接はオンラインで完結できても、契約業務だけは対面で行っている」という方も少なくないのではないでしょうか。

電子契約を導入すれば、募集や面接はもちろん雇用契約の締結までを完全リモートで終えられます。 テレワークの需要が増えている現代では、電子契約は必要不可欠な存在なのです。


記名や捺印などの作業をなくして業務効率化になる

電子契約では、紙に手書きで署名をしたり印鑑を押印したりといった作業が基本的にありません。 (手書きサインを重視したい方であれば、電子端末上で手書きサインを行う選択肢はあります)

多数の派遣社員やアルバイトと雇用契約を結ぶ場合など、契約締結の機会が多ければ多いほど、毎回紙の雇用契約書に記名捺印する作業は負担になります。

作業時間の無駄は人件費の無駄であるため、紙で雇用契約を結ぶのに多大な労力を用意している企業ほど、早期に電子契約を導入するべきでしょう。


印刷や郵送のコストを削減できる

紙の雇用契約書から脱却して電子契約を導入すると、印刷や郵送にかかるコストを大幅に削減できます。 雇用契約の内容によってはページ数が複数になるケースも多く、それら全てを印刷するために大量の紙とインクが必要になることでしょう。

また、雇用契約書を郵送する場合は切手代や封筒にもコストがかかります。こういった様々なコストを削減できるのは電子契約の大きなメリットです。


締結済みの契約書を電子上で保管・管理できる

雇用契約を電子契約で締結するメリットとして、契約書の保管・管理がしやすくなる点が挙げられます。 電子契約を利用する場合、締結済みの雇用契約書は電子上で保管することになります。

契約書を保管しているストレージに検索機能が備わっていれば、探したい雇用契約書を一瞬で見つけられます。 また、雇用契約更新の期限が迫ってきた際には通知が出るシステムを組んでおけば、更新漏れのリスクも防げます。



デメリットは多少のコストがかかること

コスト

雇用契約を電子契約で結ぶデメリットを挙げるとすれば、オンライン上での契約を締結するためには多少のコストが必要となる点です。

「効力のある雇用契約を電子契約するためには電子署名が必要だ」とお伝えしましたが、電子署名を利用するためには有料で電子証明書を発行する必要があります。

また、電子証明書があればそれだけで雇用契約の電子契約が結べるのかというと、他にもまだ必要なものがあります。 それは、電子証明書を利用して雇用契約書へ電子署名を付与するためのIT設備です。

自社で電子署名を付与するIT設備を開発できなくもないですが、多額のコストがかかるため現実的ではありません。 ではどうするのかというと、雇用契約書に電子署名を付与するための外部のITサービスを利用するのが一般的です。

料金体系はサービスによって異なりますが、継続して年間数万円〜数十万円のランニングコストが発生します。 雇用契約を電子契約で結ぶのであれば、多少のコストがかかることは覚悟しておきましょう。

もちろん、雇用契約を電子契約にすることで印刷コスト削減や人件費削減に繋がるのであれば、多少のコストをかけてでも導入する価値は十分にあります。


メールでPDFを送るだけではダメなのか

なかには「メールでPDFを送るだけじゃダメなの?」と疑問に思う方がいるかもしれませんね。 しかし残念ながらメールで雇用契約書を送信するだけでは、法的効力のある電子契約は成立しません。

なぜならPDFは簡単に改ざんできるフォーマットであり、電子署名なしでメール送信した雇用契約書は裁判でも証拠として認められない恐れがあるからです。


電子契約を無料で利用する方法はある?

雇用契約を電子契約で結ぶ際、できれば無料で利用したいと考える方は多いでしょう。 無料で電子契約を結ぶ方法は1つだけあり、それは電子契約サービスのお試し無料プランを利用する方法です。

ただし無料プランはあくまでお試し程度のものであり、企業が本格的に雇用契約を電子契約するには機能が不十分。 本格的な運用には有料プランを契約するほかないでしょう。

電子契約サービスに関しては、次の項目で詳しく解説していきます。



電子上で雇用契約を結ぶために必要なもの

パソコンのセキュリティ

雇用契約を電子契約で結ぶために必要なものをごくシンプルに紹介すると、次の通りです。

  • 電子証明書
  • 電子署名を付与できるシステム
  • 認定タイムスタンプ(ある方が好ましい)

電子証明書や電子署名についてはこれまで解説した通りですが、認定タイムスタンプという新しい言葉が出てきました。

認定タイムスタンプとは、それが付与された電磁的記録物がその時刻に間違いなく存在しており、その時刻以降に改ざんされていないことを証明するためのものです。

電子署名だけでも雇用契約書の有効性は担保できますが、認定タイムスタンプも併用する方が証拠力はより強くなります。 そこで、雇用契約を電子契約で結ぶ際には認定タイムスタンプも使える環境を整えるといいでしょう。

上記の雇用契約を電子化するために必要なもの全てを簡単に用意する方法は、電子契約に特化した専用のクラウドサービスを利用することです。 そのクラウドサービスは「電子契約サービス」や「電子契約システム」と呼ばれています。

電子契約サービスによって機能は異なりますが、電子証明書や電子署名、タイムスタンプなどが全て組み込まれているものもあり、サービス1つを契約するだけで雇用契約を簡単に電子化できるのです。



おすすめの電子契約サービス

指を立てるビジネスマン

雇用契約を電子化するのにおすすめの電子契約サービスを紹介します。 月額数千円〜数万円というリーズナブルなコストで利用できるものを選んでいるため、自営業や中小企業の方も参考にしてください。

なお「大企業向けに最適なのは?」「コスパがいいものは?」など、もっと詳しいニーズ別におすすめの電子契約サービスを知りたい方は、次の記事もご覧ください。

» おすすめの電子契約サービスは?【比較ランキング】


クラウドサイン

雇用契約を電子契約で結ぶために最もおすすめのサービスは「クラウドサイン」です。 クラウドサインは法律系のWEBサービスで有名な弁護士ドットコム株式会社が運営する電子契約サービス。 業界No.1シェアを誇る最大手なので、企業としての信頼感も納得です。

雇用契約を締結する際は、労働者にとってもわかりやすく使いやすい電子契約システムを用いることが重要。 クラウドサインなら直感的な操作で誰でも簡単に契約ができ、労働者側はサービスに登録しなくても雇用契約を結べます。

クラウドサインは月額11,000円(税込)〜のリーズナブルな費用で利用でき、気軽に導入できる点も評判です。 機能例としては契約書の雛形を登録して、スピーディーに契約書を作成できる機能などがあります。

雇用契約を電子契約で結ぶためにクラウドサインを検討される場合は、ぜひ次の記事もご覧ください。

» クラウドサインとは?メリット・デメリットや口コミ評判も


電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、より法的効力の強い雇用契約を結びたい方におすすめの電子契約サービスです。

先ほど紹介したクラウドサインではメール認証と呼ばれる仕組みが採用されており、簡単にいえば「弁護士ドットコムが契約の確認者として電子署名を付与する」仕組みです。

しかしメール認証はあくまでも第三者による電子署名であり、契約当事者の電子署名ではないため、やや法的効力に劣る側面があります。

一方の電子印鑑GMOサインなら、自社で電子証明書を発行して契約当事者の電子署名を雇用契約に付与できます。 しかも月額基本料金は9,680円(税込)とクラウドサインより安く、初年度は電子証明書が無料で発行される(2年目以降は1枚8,800円(税込)/年)特典付き。

こういったポイントを踏まえると、電子印鑑GMOサインもぜひ雇用契約を電子契約する際に検討したいサービスです。 電子印鑑GMOサインの詳細は次の記事で解説しています。

» GMOサインのサービス詳細【利用者の口コミも】


WAN-Sign

「締結済みの紙の雇用契約書も電子化して一元管理したい」方におすすめなのが、WAN-Signです。 WAN-Signは電子印鑑GMOサインと同様に当事者の電子署名を付与できる電子契約サービスで、現在保管中の紙の契約書も電子化してくれるサービスが特徴です。

具体的には、WAN-Signが既存の雇用契約書などを保管場所まで回収に来てくれ、スキャンして電子化する作業を全て代行してくれるサービスです。

紙の雇用契約書をスキャンしても原本は捨てられないので保管する必要がありますが、WAN-Signならその後の保管まで代行してくれる点が便利です。

WAN-Signの運営会社である株式会社ワンビシアーカイブズは、機密情報の保管・抹消や医療分野の検体保管などのサービスを手がけており、セキュリティに定評があります。 官公庁や大手金融機関との取引実績もあるため、雇用契約書の保管も安心して任せられます。

雇用契約の電子化をWAN-Signで実現したい方は、サービス詳細を解説している次の記事もぜひご覧ください。

» WAN-Signのサービス詳細を解説!他社との料金比較も



まずは電子契約サービスの無料お試しを

この記事では、雇用契約を電子契約で結ぶことに関する情報を総合的に解説しました。 記事の要点をごく簡単にまとめると、次の通りです。

  • 雇用契約を法的に有効な方法で電子契約するなら電子署名が必須
  • 労働条件通知書の電子化にはいくつかの条件がある
  • 雇用契約を電子契約するなら専用のサービスを利用するのが簡単

記事の後半では雇用契約を電子契約するのにおすすめのサービスも紹介しました。 今回紹介した全てのサービスに無料お試しプランが用意されています。

電子契約サービスの使い勝手を確かめるためにも、疑問点は公式サイトから問い合わせを行い、その後に無料お試しプランに申し込んでみてはいかがでしょうか。