「電子契約サービスのワークフローってどんな機能?」
「承認管理がしやすいおすすめの電子契約サービスはどれ?」
「専用ワークフローシステムとの違いは?」
このようにお悩みではありませんか。 この記事では上記の疑問に対して全てお答えし、電子契約とワークフローにまつわる情報をわかりやすく解説しています。
また電子契約サービスと専用のワークフローシステムの違いについても解説。 最後までお読みいただければ、きっとあなたが抱えているお悩みや疑問を解消できるでしょう。
この記事を書いた人
DX(デジタルトランスフォーメーション)が推進されている昨今、電子契約の導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか?電子契約サービス29社を徹底比較した筆者が、みなさまの円滑な電子契約導入をサポートいたします。顧問弁護士による記事のリーガルチェックも経験済み。
【目次】
電子契約サービスの「ワークフロー機能」とは
まずは電子契約サービスに搭載されている「ワークフロー機能」について解説します。 電子契約サービスのワークフロー機能とは、電子契約を締結するための業務の流れを設定する機能です。
例えば契約書にサインする署名順をあらかじめ設定したり、決裁者の承認がなければ契約締結が完了しないよう設定したりできます。
※「みんなの電子署名」のワークフロー設定画面
仮に電子契約サービスのワークフロー機能がなくても社内ルールを徹底しておけば、電子契約自体の運用は可能です。 しかしワークフロー機能にはメリットが多いので、使えるに越したことはない便利な機能となっています。
契約ツールのフロー機能を利用するメリット
電子契約サービスのワークフロー機能を利用するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。詳しくチェックしてみましょう。
企業の内部統制(ガバナンス)強化ができる
電子契約サービスのワークフロー機能を活用する最大のメリットは、内部統制(ガバナンス)を強化できる点です。もしワークフローなどの承認権限を管理する機能がなければ、サービスにログインできる社員なら誰でも勝手に契約を結べてしまう問題点があります。
電子契約を適正に運用するために、もはやワークフロー機能や承認権限の管理機能は必須といっても過言ではないのです。
紙と印鑑の契約フローをそのまま電子化できる
ワークフロー機能を活用すると、これまで紙と印鑑で行っていた際の契約フローをそのまま電子化でき、電子契約への移行がスムーズになるメリットがあります。契約フローを可視化して業務効率化になる
電子契約サービスに搭載されているワークフロー機能を用いると、契約の流れが見える化されて非常にわかりやすくなるメリットがあります。契約の流れが可視化されると、契約担当者はよりスムーズかつ合理的に業務をこなせるようになり生産性も向上するでしょう。
専用の「ワークフローシステム」との違い
様々なITツールやクラウドサービスを導入している企業であれば、「電子契約のワークフロー機能は、専用のワークフローシステムと何が違うの?」と疑問に感じる場合もあるでしょう。
両者はワークフローを利用できる範囲が異なり、具体的な違いは下記のとおりです。
■電子契約サービスのワークフロー機能
⇒ 契約などの社内稟議を管理するための機能
■専用のワークフローシステム
⇒ より幅広い、ビジネスにおける様々なワークフローを電子化できるシステム
例えば専用のワークフローシステムでは、「リース期間の管理」や「勤怠管理」といった内容まで電子化して業務効率化できます。 専用ワークフローシステムの代表例としては、次のようなサービスが挙げられます。
- AgileWorks
- X-point Cloud
- rakumo ワークフロー
このように電子契約サービスのワークフロー機能と専用ワークフローシステムには大きな違いがあり、どちらもビジネスを効率化するために重要なものとなっています。
ワークフローシステムと連携できる電子契約サービスもある
電子契約サービスによっては、外部の専用ワークフローシステムと連携できるものも存在しています。 すでにワークフローシステムを使っている場合や、これから導入を検討している場合には、連携機能のあるサービスを選ぶと便利でしょう。承認管理や外部連携が便利な電子契約サービス
こちらでは、便利なワークフロー機能が搭載されているおすすめの電子契約サービスを紹介します。 なかには専用ワークフローシステムと外部連携できるサービスもあるので、電子契約の導入を検討中の企業様はぜひ参考にしてください。
みんなの電子署名
みんなの電子署名は、ワークフロー機能も含めた全ての機能が無料で利用できる電子契約サービスです。 ワークフローはテンプレとして保存でき、毎回設定しなくてもいいのでとても便利です。
みんなの電子署名のメリットは、高性能な機能が多数搭載されているのに、サービス利用のための基本料金などが無料な点です。 料金が発生するのは書類を1年以上保管する場合のみであり、その価格も1文書あたり月額11円(税込)と格安です。
なによりみんなの電子署名は、ITソフトの老舗である「ベクター」が運営するサービスのため、信頼性が高い点もメリットです。 利用登録と初期設定が完了すればすぐに電子契約を利用開始できるので、お気軽に使ってみてくださいね。
» みんなの電子署名の詳細
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインは、導入企業数No.1の実績を誇る業界大手の電子契約サービスです。 一流企業での導入実績も多く信頼度が高いため、電子契約が初めての方でも安心して利用できます。
ワークフローは標準機能として搭載されているのはもちろん、オプションで「ワークフロー固定機能」の利用も可能。 ワークフロー固定機能を使えば契約の際に必ず決裁者の承認を得なければならないように設定でき、ガバナンス強化にも役立ちます。
また電子印鑑GMOサインでは、専用ワークフローシステムの「AgileWorks」など様々な外部サービスとの連携ができるほか、API連携機能も用意されています。 外部システムとの連携を重視する方にもおすすめの電子契約サービスです。
» 電子印鑑GMOサインの詳細
クラウドサイン
クラウドサインは、弁護士ドットコムが運営する電子契約サービス。テレビCMなどで知名度も高く、取引先の同意を得やすいメリットがあります。
クラウドサインの公式サイトに「ワークフロー」の文字はありませんが、最上位プラン(Business)限定で承認権限の管理機能が利用できます。 最上位プランのためコストがかかるのは難点ですが、知名度や信頼感を踏まえると検討価値は十分にあるでしょう。
クラウドサインでは、専用ワークフローシステムである「ジョブカンワークフロー」との連携が可能。 さらにAPI連携により多彩な外部サービスと接続できるので、連携機能を重視する企業様でも利用しやすいでしょう。
» クラウドサインの詳細
BtoBプラットフォーム契約書
BtoBプラットフォーム契約書は、「BtoB」シリーズのビジネスソリューションで有名な株式会社インフォマートが運営する電子契約サービスです。 ワークフロー機能は無料のフリープランから利用でき、気軽に使える手軽さも魅力。
BtoBプラットフォーム契約書のワークフロー機能は、10ライセンス以上から自由にライセンス数を選んで使える点が特徴です。
1ライセンスの月額料金は300円とリーズナブルで、申請や却下、テンプレート管理やルート管理、承認グループ管理など様々な機能が使えます。
» BtoBプラットフォーム契約書の詳細
Adobe Sign
Adobe Signは、有名なアドビ社が提供する電子契約サービスです。 Adobe製品との相性がいいので、すでにAdobe製品を導入済みの企業におすすめです。
Adobe Signではビジネス版とエンタープライズ版のプランを契約するとワークフロー機能が利用できます。 ビジネス版とエンタープライズ版は10ユーザーを超える大規模な企業での利用が想定されているので、複数の支社や支店を展開する企業に適しています。
またAdobe Signは、専用ワークフローシステムの「AgileWorks」と連携可能。 そのほか様々な外部システムと連携できる点も魅力の1つです。
» Adobe Signの詳細
フロー活用でデジタル契約はもっと便利になる
この記事では「電子契約サービスのワークフロー機能とはなにか」「専用ワークフローシステムとはどう違うのか」といった情報をまとめました。電子契約サービスのワークフロー機能は、社内稟議を効率化できる機能。 一方の専用ワークフローシステムは、ビジネスにおけるより幅広い業務フローを電子化できるサービスです。
また記事の後半では、ワークフロー機能が使いやすいおすすめの電子契約サービスも紹介しました。 興味のあるサービスが見つかった際には、まずは公式サイトから資料請求してみてくださいね!