「DocYouってどんなサービス?」
「電子契約ができるって聞いたけど、具体的にどんな機能や特徴があるの?」
この記事では、電子契約サービスDocYou(ドックユー)に関する情報を総合的にまとめています。 DocYouの機能や料金のほか、他社と比較した特徴やメリットも解説。
また記事の後半では、DocYouと比較検討したいおすすめの電子契約サービスも紹介しています。 ドックユーに関してお調べの方は、ぜひ最後までご覧ください。
この記事を書いた人
DX(デジタルトランスフォーメーション)が推進されている昨今、電子契約の導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか?電子契約サービス29社を徹底比較した筆者が、みなさまの円滑な電子契約導入をサポートいたします。顧問弁護士による記事のリーガルチェックも経験済み。
【目次】
電子契約サービスDocYou(ドックユー)とは
DocYou(ドックユー)は、デジタル上で契約締結を完了できるクラウド型の電子契約サービスです。 電子契約に必要な機能は一通り用意されており、DocYouはデジタル契約を導入したい企業におすすめです。
DocYouの運営会社
電子契約サービスDocYouを運営するのは、日鉄日立システムエンジニアリング株式会社です。 日本製鉄株式会社と株式会社日立製作所が共同出資して設立された企業であり、ERPや帳票・文書管理などのITソリューションを提供しています。このようにDocYouは有名企業が運営する電子契約サービスのため、信頼性やセキュリティも安心です。 電子契約DocYouはすでに日鉄日立システムエンジニアリング株式会社のソリューションを導入済みの企業にとっても利用しやすいサービスとなっています。
万全のセキュリティ対策
電子契約サービスDocYouには万全のセキュリティ対策が施されており、情報漏えいや不正アクセスなどのリスクはできる限り抑えられています。 電子契約サービスDocYouに施されている具体的なセキュリティ対策は下記のとおりです。- SSL/TLSによる通信の暗号化
- 保管データの暗号化
- 複数の遠隔地に分散してデータをバックアップ
- システム稼働状況を随時監視
このように電子契約サービスDocYouでは、人為的なサイバー攻撃に対するリスクだけでなく、災害によるデータ損失などのリスクにも対策が行われています。
DocYouの機能
こちらでは、電子契約サービスDocYouに搭載されている機能の一例を紹介します。
法的効力のある電子契約
電子契約サービスDocYouでは、法的効力のある電子契約を締結できます。 従来であれば紙文書と印鑑で行っていた契約の締結作業を、文書の送信から同意、締結完了から保管まで全て電子契約で完結できます。またDocYouでは、各種契約書の他にも請求書や発注書などの文書もデジタル上で送付できます。 電子契約で業務を効率化できるだけではなく、その他にも様々な書類で活用可能です。
認定タイムスタンプ(長期署名)
電子契約サービスDocYouでは、電子契約を締結済みの全てのPDF文書に対して、認定タイムスタンプが付与される仕組みとなっています。認定タイムスタンプが付与されていると、タイムスタンプが付与されている時間には確実にその文書が存在し、以降に文書が改ざんされていないことを証明できます。
さらに電子契約サービスDocYouでは、付与されるタイムスタンプはデフォルトにて法律で認められた長期署名となっています。 長期署名のタイムスタンプは最低でも10年間の有効期限が得られるため、DocYouならより長い期間にわたり契約書の正当性を担保できます。
3社間取引・n対n取引
電子契約サービスDocYouは、3社間取引やn対n取引にも対応しており、多彩なビジネスシーンで活用できます。文書の保管と検索機能
電子契約DocYouを用いて締結した契約書はクラウド上に保管できます。 クラウド上の文書が原本の扱いとなるため、自社のパソコンにダウンロードしたり印刷して紙文書で保管したりする必要はありません。また電子契約DocYouのクラウド上に保管されている文書は、件名や取引先名、承認日や金額など様々な情報から検索可能です。 自社のシステムと連携した際には伝票番号などでの文書検索も可能となり、より電子契約書を管理しやすい特徴があります。
他社の電子契約と比較した特徴とメリット
DocYou以外にも電子契約サービスは多数存在しますが、他社製品と比較してどのような特徴があるのでしょうか。 電子契約サービスDocYouにはどのような特徴とメリットがあるのか、詳しく解説していきます。
直感的な操作で利用しやすい
電子契約DocYouの特徴として、直感的な操作で利用しやすいUIが挙げられます。 DocYou公式サイトへログインするとまずダッシュボード画面が表示され、複数の取引先との契約の進捗状況を一目で見ることができます。また電子契約DocYouには、文書を送信する際や、受信した契約書に同意する際の操作も直感的で利用しやすいデザインです。
送信文書のアップロードはファイル選択だけでなくドラッグ&ドロップでも実施でき、ITに関する専門知識がなくともパソコンの基本操作さえできれば誰でも簡単に電子契約DocYouを利用できます。
取引先向けの招待プランを用意
電子契約DocYouの特徴として、取引先向けの料金プランが用意されている点が挙げられます。 電子契約DocYouでは、取引先の選択肢としては次の3種類があります。- 無料プラン
- 自社で費用負担プラン
- 取引先が費用負担プラン
電子契約DocYouの無料プランは、「自社から取引先へ文書送信するだけでOK」という場合におすすめの選択肢です。 取引先から自社への送信はできないため、文書の送信は常に一方向というケースに対応できます。
2つ目と3つ目の自社または取引先のどちらかが費用負担する電子契約プランでは、取引先から自社への文書送信も可能となっています。
両者ではユーザー登録数に違いがありますが、ほとんどのDocYouの機能は共通して使えるため、ケースバイケースで都合の良い方を選びましょう。
他社の電子契約サービスでは、取引先の費用を自社で負担できるプランが用意されている場合は少ないです。 DocYouなら取引先の費用を自社で負担できるため、柔軟に対応できるメリットがあります。
マルチアカウント機能でガバナンス強化
電子契約DocYouで用意されている特徴的な機能に「マルチアカウント機能」(エンタープライズプラン限定)があります。複数の部門を兼任している担当者がいた場合などは、1つのメールアドレスで複数のアカウントを作成でき、部門ごとにアカウントを切り替えて操作できます。
電子契約DocYouのマルチアカウント機能では、アカウントごとに書類の閲覧範囲などの権限を設定できます。 人数が多い大企業であっても、適切な内部統制が行えるでしょう。
DocYouの料金
電子契約サービスDocYouでは、無料トライアルを含めて3種類のプランが用意されています。 DocYouのそれぞれのプランの料金と、利用できる機能を比較表にまとめました。
プラン名 | トライアル (最長2ヶ月) |
スタンダード | エンタープライズ |
---|---|---|---|
料金(税込) | |||
基本料金 | 無料 | 22,000円/月 | 33,000円/月 |
送信料 (契約書など) |
220円/通 | 5,500円/50通 | |
送信料 (タイムスタンプ無し・配信のみ) |
1,100円/50通 | ||
送信料 (タイムスタンプ有り・配信のみ) |
2,200円/50通 | ||
文書保管料 | 1,100円/GB | ||
機能 | |||
ユーザー数 | 10ユーザー | 50ユーザー | |
送信可能数 | 10件/月 | 無制限 | |
ファイル添付 | 10MBまで/通 | 50MBまで/通 ※10MBごとに課金 |
|
容量 | 無制限 (規定の料金が発生) |
||
テンプレート登録数 | 無制限 | ||
一括ダウンロード | ◯ | ◯ | ◯ |
進捗の一括出力 | ◯ | ◯ | ◯ |
3社間取引 | ◯ | ◯ | ◯ |
システム連携 | × | ◯ | ◯ |
マルチアカウント | × | × | ◯ |
取引先向けプラン
続いて、電子契約DocYouに用意されている取引先向けのプランの詳細を解説します。 取引先向けプランの場合、原則として招待を受けた企業以外との取引には利用できません。別の会社とも電子契約DocYouを利用したい場合は、取引先向けプランではなく通常のプランを契約するようにしましょう。
プラン名 | 受信のみ | 取引先ご招待 (費用は招待元が負担) |
ご招待ライト (費用は取引先が負担) |
---|---|---|---|
取引先が負担する料金(税込) | |||
基本料金 | 無料 | 無料 ※自社で負担する料金は、招待元のプランに準じる |
無料 |
送信料 | ※送信不可 | 550円/通 | |
機能 | |||
ユーザー数 | 10ユーザー | 50ユーザー | 10ユーザー |
送信可能数 | ※送信不可 | 無制限 | |
ファイル添付 | 50MBまで/通 ※10MBごとに課金(招待元が負担) |
50MBまで/通 ※10MBごとに課金(招待元が負担) |
|
容量 | 無制限(規定の料金が発生) | ||
テンプレート登録数 | × | 無制限 | 無制限 |
一括ダウンロード | ◯ | ◯ | ◯ |
進捗の一括出力 | ◯ | ◯ | ◯ |
3社間取引 | × | ◯ | ◯ |
システム連携 | × | × | × |
マルチアカウント | × | × | × |
比較検討したい電子契約サービス
DocYouの採用を検討するのであれば、比較検討したい他社サービスがいくつかあります。 こちらでは、DocYouと比較検討したいおすすめの電子契約サービスを紹介します。
みんなの電子署名
DocYouと比較検討するなら、ベクター社が運営する「みんなの電子署名」がおすすめ。 DocYouでは無料トライアルは最長2年である一方、みんなの電子署名なら最長1年間は完全無料で利用できます。
またみんなの電子署名は、全ての機能を基本料金・送信料金などが無料で利用できる特徴があります。 料金が発生するのは文書を1年以上保管した場合のみであり、その場合の文書保管コストも550円(税込)/50文書とリーズナブルです。
» みんなの電子署名の詳細はこちら
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインも、電子契約DocYouと比較検討したい電子契約システムです。 電子印鑑GMOサインは月額基本料金が9,680円(税込)とリーズナブルであり、様々な管理機能が付いている特徴もあります。
例えば便利なワークフロー機能や、ガバナンス強化に役立つ操作ログの記録など、中小企業から大企業まで利用しやすい機能が豊富。 さらに、より法的効力が強い当事者型の電子契約にも対応しているのは、電子印鑑GMOサインならではの比較ポイントです。
» 電子印鑑GMOサインの詳細はこちら
クラウドサイン
電子契約DocYouの導入を考えるなら、クラウドサインもぜひ比較対象に加えてみてください。 クラウドサインは弁護士ドットコムが運営する業界大手の電子契約システム。 電子契約DocYouと同様に直感的な操作が魅力で、誰でも簡単に利用できる特徴があります。
クラウドサインはテレビCMなどにより知名度が高いので、取引先の同意も得やすいメリットがあります。
また紙の契約書をまとめて管理できる「クラウドサインSCAN」や店舗などでの対面契約に役立つ「クラウドサインNOW」など、関連サービスが豊富な特徴もあります。
» クラウドサインの詳細はこちら
まとめ:デジタル契約で業務効率化を実現
この記事では、電子契約システムDocYou(ドックユー)に関する情報を総合的にまとめました。 DocYouには電子契約に必要な機能が一通り揃っており、導入すると業務効率化とコスト削減というメリットが得られます。なお当サイトでは、DocYou以外にもたくさんの電子契約システムを紹介しています。 「多数の電子契約サービスを比較検討して選びたい」とお考えの方は、ぜひ次の記事もご覧ください。
» 【企業規模別に比較】電子契約サービス