「電子契約書の定義は？どうやって作るの？」とお悩みではありませんか。 この記事では電子契約書とは何なのか解説し、仕組みや特徴、メリット・デメリットなどの情報を総合的にまとめています。
また、電子契約書の作り方を解説しているほか、おすすめの電子契約サービスも紹介しています。 電子契約について詳しく学べる内容になっているので、ぜひ最後までご覧ください。
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DX（デジタルトランスフォーメーション）が推進されている昨今、電子契約の導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか？電子契約サービス29社を徹底比較した筆者が、みなさまの円滑な電子契約導入をサポートいたします。顧問弁護士による記事のリーガルチェックも経験済み。
【目次】
電子契約書とは
電子契約書とは、電子上で締結した契約書のこと。 パソコンなどを使って契約書を作成するのはもちろん、取引先への送信や合意など全てのプロセスが電子上で完結します。
これまでは紙へ印鑑を押印する契約が一般的でしたが、テレワーク需要の急増を機に電子契約書が注目を浴びています。
紙の契約書との違い
電子契約書が紙の契約書と大きく異なるのは、電子上の文書が原本扱いになり、紙媒体での保管が必要ない点です。 電子契約書を紙にプリントアウトしたとしても、その文書はあくまで原本のコピーであり、保管義務はありません。電子契約の仕組み
電子契約書の概要を確認したところで、電子契約の仕組みを見ていきましょう。
電子契約書は電子署名を付与して成立する
電子契約書といっても、ただ単にメールでPDFファイルを送信するだけでは有効な電子契約書としては認められません。 電子契約書が認められるためには、一定の要件を満たす必要があるのです。その条件とは、本人しかできない電子署名を付与すること。 これは電子署名法と呼ばれる法律で決まっている条件であり、電子署名を付けずに作成した電子契約書の正当性を証明するのは難しいでしょう。
電子署名・タイムスタンプとは
電子署名とは、簡単に言えば電子上で本人確認をするためのサインのことです。 電子署名を使用するためには「電子証明書」を作成する必要があり、電子証明書は政府認定の認証局で厳格な本人確認を行って発行されます。なお電子署名についてもっと詳しく知りたい方は、次の記事で解説していますので参考にしてください。
» 電子署名って何のこと？仕組みや活用事例、導入方法など総合的に解説
また、電子契約書には電子署名と合わせてタイムスタンプが付与される場合もあります。 タイムスタンプとは、その時刻には確実にその書類が存在しており、その時刻以降に改ざんされていないことを証明するものです。
電子署名とタイムスタンプを組み合わせるとより強い証拠力を確保でき、さらに電子署名の有効期限を延長できるメリットもあります。 タイムスタンプを使って電子署名の有効期限を延長する仕組みは「長期署名」と呼ばれています。
証拠力・法的効力について
気になるのが電子契約書の法的効力ですよね。 先述の通り電子契約書が有効なものと認められるためには、電子署名を付与していることが条件となります。 電子署名が付与されている電子契約書はきちんと法的効力が認められるので、ご安心ください。電子契約書の効力については、次の記事も参考になるでしょう。より詳しく知りたい方はそちらもご覧ください。
» 電子契約に効力はある？より強い効力を持たせる方法とは？
電子サインとは
電子署名と混同されがちな言葉に「電子サイン」があります。 電子サインとは、電子上での合意に対するあらゆる認証プロセスのことを意味しています。 例えば音声の記録や生体認証など、電子署名以外にもより広義な範囲の認証プロセスを指す言葉です。ただしタブレットなどの端末へ行う手書きサインのことを電子サインと呼ぶ場合もあります。 電子サインについては次の記事で詳しく解説しているので、よろしければそちらもご覧ください。
» 電子サインとは？代表的なサービスや基礎知識を網羅的に解説
電子契約書を使用するメリット
紙の契約書から電子契約書へ変更することで、様々なメリットを得られます。 こちらでは電子契約書を使用するメリットを見てみましょう。
印紙税が非課税
電子契約書を用いるメリットとして、これまで必要だった印紙税が非課税になる点が挙げられます。 高額な契約を締結する回数が多い企業だと、年間で数百万円以上の印紙税を支払っている場合もあります。電子契約書の場合は印紙税が非課税なので、膨大なコストを削減することが可能。 電子契約書の印紙税が非課税になることは、国税庁なども公式に認めています。
なお、電子契約書の印紙税が非課税となる根拠については、次の記事で詳しく解説しています。
» 電子契約で印紙税が不要な根拠とは？
印刷や郵送のコスト削減になる
電子契約書を使用することでコスト削減になるのは、印紙税だけではありません。 紙の文書をプリントアウトするための印刷費用や、書類を取引先へ発送する郵送料金も削減できます。電子契約書はメールやSMSなどを使って送信するのが一般的で、早ければ最短数分で契約締結が完了します。 郵送の場合は数日〜数週間の時間がかかる可能性もあるため、契約締結までのスピードが速くなることも電子契約書のメリットです。
社員の業務効率化に役立つ
電子契約書を導入することで、契約業務の効率化になります。 「契約書を作成してプリントアウト、記名・捺印をして郵送する」といった一連の流れを省略できるので、大幅な時間短縮になるでしょう。さらに長い目で見れば人件費の削減にもつながるため、電子契約書のメリットはとても大きいものなのです。
電子契約にデメリットはある？
コスト削減や業務効率化などたくさんのメリットがある電子契約書ですが、何らかのデメリットはあるのでしょうか。 こちらでは、電子契約書のデメリットを紹介します。
電子化できない契約書もある
電子契約書のデメリットとして、業種によっては電子化できない契約書もあるため注意が必要です。 例えば定期建物賃貸借契約書をはじめとする一部の契約書は今でも電子化が認められておらず、紙の契約書を発行することが義務付けられています。このように電子契約書は法整備が間に合っていない部分もあるので、業種によっては一部の契約書を電子化できない可能性を覚えておきましょう。
取引相手の同意が必要
電子契約書のデメリットとして、取引相手の同意が必要な点が挙げられます。 電子契約書がどんなに便利で効率のいい存在だとしても、取引先の同意がなければ選択することはできません。ルールの整備と社内教育が必要
電子契約書を導入する際には、これまでとは違った新しい社内規定を整備する必要があります。 また、紙の契約書とはワークフローが異なるため、社内教育も必要になるでしょう。電子契約書は導入が済んで定着してしまえば効率のいい存在ですが、導入の初期段階では多少の業務が増えてしまう点に注意が必要です。
なお次の記事では、ここまでに紹介した3つのデメリットを解消する方法や対処法を紹介しています。ぜひそちらもご覧ください。
» 電子契約のメリット・デメリットを解説！導入障壁を解消する方法も
電子契約書の作り方と注意点
電子契約書の特徴を理解したところで、どのように電子契約書を作成すればよいのか、詳しい作り方を見てみましょう。
電子契約サービスを利用する方法
電子契約書を作成する方法として最もスタンダードなのは、電子契約サービスを利用するやり方です。 電子契約サービスとは、月額課金制などで利用できる電子契約書を作成する専用のサービスです。その多くはクラウド型のソフトであり、締結済みの電子契約書はクラウド上で保管・管理できる仕組みとなっています。 クラウド上で電子契約書を保管すれば自社のローカル環境で保管しなくてもいいので、ネット環境さえあればどこでも書類を確認できます。
自社で電子契約を結べる環境を整える方法
電子契約書を作成する方法として、電子契約サービスは利用せずに、自社で電子証明書を発行して電子契約を結べる環境を整えるやり方もあります。しかしこの方法で電子契約書を作成するにはITシステムの整備が必要な場合もあり、労力がかかるのでおすすめできません。
WordやExcelだけで作成すれば無料だが…
「WordやExcelで電子契約書を作成し、PDFに変換してそのままメールで送信することはできない？」と考える方もいますよね。 たしかにWordやExcelだけで電子契約書を作成すれば無料で簡単ですが、PDFは偽造のリスクが高く証拠力としては不十分。万が一にも裁判で証拠として提出するには、その正当性を主張できない可能性があります。 それでは契約書を作成する意味がありませんので、きちんと電子署名を付与する方法で電子契約書を作成することが重要です。
おすすめのクラウド型電子契約サービス
最後に、電子契約書を作成するのにおすすめのクラウド型電子契約サービスを紹介します。
どのサービスにも雛形（ひな形）を登録し、テンプレートから電子契約書を作成できる機能がついており、よく使う書式の一部文言を調整するだけで簡単に電子契約書を作成できます。
クラウドサイン
クラウドサインは、電子契約書の作成サービスの決定版。業界No.1のシェアを誇るため、個人や法人の導入実績が多い特徴があります。 サービス運営元は法律に関するWEBサイトで有名な弁護士ドットコム株式会社であり、知名度も高いのでおすすめ。
知名度が高いクラウドサインを選んでおけば、電子契約書を選択する際に取引先の合意も得やすいことでしょう。 「いろいろ比較するのは面倒だ」という方なら、クラウドサインを選んでおけば間違いありません。
電子印鑑GMOサイン
電子印鑑GMOサインも業界で大きなシェアを誇る電子契約サービスです。 サービスの特徴として、自社の電子署名を発行できる点があります。
クラウドサインの場合は弁護士ドットコム名義の電子署名が電子契約書に付与される仕組みであり、この方式は「メール認証」と呼ばれています。
メール認証は簡単でコストもかからずに法的に有効な電子契約書を作成できるメリットがある一方、自社の電子署名を付与する場合と比べるとやや効力に劣る問題点もあります。
電子印鑑GMOサインならクラウドサインよりも法的効力の強い電子契約書を作成できるため、より厳格な電子契約書を作成する必要がある方におすすめです。
WAN-Sign
WAN-Signは自社で保管中の紙の契約書もまとめて電子化できる電子契約サービスです。 新しく締結する電子契約書を作成・保管できるのはもちろん、紙の契約書をスキャンして電子化し、クラウド上で保管できるメリットもあります。
WAN-Signの運営企業である株式会社ワンビシアーカイブズは、医療分野の検体保管サービスなども提供する会社。 高セキュリティに定評があり、セキュリティを重視する企業の電子契約書作成にも利用されています。
なおこちらの記事では、紹介した3つのサービスも含めてニーズ別に最適な電子契約サービスを比較しています。 もっとたくさんの電子契約サービスから比較検討したい方は、ぜひそちらもご覧ください。
まとめ：電子契約は早めに導入しよう
この記事では、電子契約書に関する情報を総合的に解説しました。記事の要点をごく簡単にまとめると、次の通りです。- 電子契約書とは電子上で締結する契約書のこと
- 電子署名を付与して法的効力を担保する仕組み
- 電子契約書の作成には専用のサービスを利用するのが基本
電子契約書には、紙の契約書を使用するよりも膨大なコストを削減できるメリットがあります。 また業務効率化やテレワークにも役立つため、電子契約書の使用を検討中の方はぜひお早めにサービスを導入してくださいね。
