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契約書のペーパーレス化をご検討中ではありませんか?契約書をペーパーレス化することには、業務効率化やコスト削減など様々なメリットがあります。

この記事では、契約書をデジタル化する方法や、覚えておきたい予備知識を解説しています。 記事の後半では、契約書をペーパーレス化するのにおすすめのクラウドサービスも紹介しています。

最後までお読みいただければ、きっと自社に最適なペーパーレス化ソリューションが見つかるでしょう。ぜひ参考にしてください。

この記事を書いた人
樽見 章寛
樽見 章寛(たるみ あきひろ) 実印.net 編集部
DX(デジタルトランスフォーメーション)が推進されている昨今、電子契約の導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか?電子契約サービス29社を徹底比較した筆者が、みなさまの円滑な電子契約導入をサポートいたします。弁護士による記事のリーガルチェックも経験済み。




契約書をペーパーレス化するための予備知識

メガネ

こちらでは、契約書をペーパーレス化するために覚えておきたい予備知識を紹介します。


ポイント①:契約書をペーパーレス化すると印紙税が不要

契約書をペーパーレス化する際に覚えておきたいのは、電子契約では印紙税が非課税となる点です。 不動産の取引や請負契約など、様々な契約書には印紙税が発生します。しかし、原則として電子上で締結した契約書には、印紙税は発生しません。

企業によってはかなりの金額を印紙税として納税しているケースもあり、契約書をペーパーレス化することでそのコストを削減することが可能です。

なお、電子契約では印紙税が非課税となる根拠については、次の記事で詳しく解説しています。 契約書のペーパーレス化にあたり明確な根拠を把握しておきたい方は、次の記事もご覧ください。

» 電子契約で印紙税が不要な根拠とは?


ポイント②:契約書以外にもペーパーレス化したい文書を考える

企業のペーパーレス化を進めるのであれば、契約書の他にどのような文書を電子化したいのか明確化しておくとよいでしょう。 例えば、契約書以外にも次のような書類のペーパーレス化が考えられます。

  • 請求書
  • 納品書
  • 見積書
  • 領収書やレシート
  • 会計帳簿
  • 会議資料
  • その他専門的な文書(医療分野のカルテ、建築分野の図面など)

このように、ビジネスの書類作成においてペーパーレス化できるものはたくさんあります。 しかし、1つのITツールを導入するだけでは、これら全ての書類をペーパーレス化することは難しいでしょう。

なぜなら、文書の種類によって必要な機能が異なるほか、守るべき法律要件なども変わってくるからです。 単純にパソコンへアップロード・取込みの上でPDF化すればいいわけではないのが難しいポイント。

ペーパーレス化を進める際は、特に電子化したい書類を明確化してから必要な環境を整えていくのがおすすめです。

先ほど挙げた書類の中でも、請求書や納品書、見積書などは契約書とまとめてペーパーレス化しやすい文書です。 契約書を電子化するためのITシステムを導入すれば、これらの書類も同時にペーパーレス化できるでしょう。


ポイント③:法律に注意

契約書をペーパーレス化する際は、ただパソコンを使って書類をやり取りすればよいものではありません。 関連する法律の要件を適切に満たしている必要があります。 契約書をペーパーレス化するなら、具体的に以下3つの法律に気をつけましょう。

  • 電子署名法
  • e-文書法
  • 電子帳簿保存法

それぞれ簡単に解説すると、電子署名法とは電子文書に法的効力を持たせるための要件を定めた法律です。 電子署名やタイムスタンプを付与することで、電子署名法の要件を満たせるようになります。

e-文書法とは、ビジネスにおける様々な書類をペーパーレス化する際の要件をまとめた法律です。 「見読性」や「完全性」、「機密性」や「検索性」といった要件があります。詳細は、下記の記事で詳しく解説しています。

» e-文書法の詳細と要件

電子帳簿保存法とは、税務関係書類を電子化するための法律です。 電子帳簿保存法では、一部の税務書類を電子化するには税務署へ事前申請と承認が必要です。 会計帳簿や領収書などをペーパーレス化する際には、必ずチェックしておきましょう。


ポイント④:内部統制(ガバナンス)に注意

契約書をペーパーレス化する際、企業の内部統制(ガバナンス)に気を付ける必要があります。 契約書のペーパーレス化に成功したとしても、誰でも気軽に会社の名前で契約ができる状態は好ましくありません。

紙と印鑑での契約と同様に、決裁権を持つ人の承認がなければ契約できない仕組みを作るのが望ましいです。


ポイント⑤:取引先への説明と社内教育が必要

契約書のペーパーレス化を行う際は、事前に取引先の同意を得る必要があります。 取引先が電子契約に同意してくれないと契約は締結できないため、事前に相談しておくとスムーズです。

また契約書をペーパーレス化する場合は、取引先への説明に加えて社内教育も必要となります。 紙と印鑑での契約作業と違ってパソコンやタブレットを操作するため、操作方法や注意点などは担当者全員へ周知徹底するようにしましょう。

なお、後ほど紹介する電子契約システムの中には、取引先や社内への説明会を代行してくれるものもあります。 自社での説明会開催が難しい場合は、そういったサービスを利用するのもいいでしょう。



契約書をペーパーレス化する方法

握手するビジネスマン

先ほどは、契約書をペーパーレス化する際に覚えておくべき予備知識を紹介しました。 こちらでは、具体的にどのような方法で契約書をペーパーレス化すればよいのか解説します。


電子契約システムを導入する【大企業/中小企業/個人事業主】

大企業から中小企業、さらに個人事業主までどんな企業や個人でも契約書を気軽にペーパーレス化する方法があります。 それは、クラウド型の電子契約システムを利用する方法です。

クラウド型の電子契約システムとは、法的に有効な電子署名を使用して、電子上で契約を締結できるクラウドサービスです。 締結済みの契約書はクラウドサーバーに保管され、文書検索機能や更新アラート機能などで契約書の管理も簡単になります。

クラウド型の電子契約システムは、月額課金制のサブスクリプション契約であるケースが多いです。 中には無料から使えるものもあり、手間もコストもかからないのがおすすめポイント。

また、電子契約システムを使用すれば契約書の他にも納品書や請求書など、様々な書類をペーパーレス化できます。 契約書のペーパーレス化を考えるなら、まずは電子契約システムの導入をご検討ください。


自社専用のITシステムを開発する【大企業】

大企業が契約書のペーパーレス化を行う場合、自社専用のITシステムを開発する方法があります。 自社専用のITシステムを開発するメリットは、既存システムと組み合わせて最大限に使いやすい契約システムを利用できる点です。

契約書をペーパーレス化するITシステムを開発するのであれば、自社で開発する方法と外部の専門業者へ委託する方法があります。 外部委託の場合、セイコーソリューションズ株式会社や富士ゼロックス株式会社などの一流企業へ相談するといいでしょう。


既存(締結済み・保管中)の契約書を電子化するには

「すでに締結済みの契約書をペーパーレス化したい」とお考えではありませんか。既存の契約書をペーパーレス化する場合も、電子契約システムが役立ちます。

電子契約システムの中にはインポート(読み込み)機能が搭載されているものも多いです。 この機能を利用すれば、自社で保管中の契約書をペーパーレス化することが可能です。

ただしスキャンする手間と時間がかかるため、ペーパーレス化作業を代行してくれる業者に委託するのがおすすめです。 また、既存契約書を電子化しても原本は紙の文書であるため、紙の契約書自体を破棄することは好ましくありません。

なお、既存の契約書を電子化する方法は、次の記事でも詳しく解説しています。

» 契約書を電子化する方法を徹底解説



おすすめの電子契約システム

人差し指を立てるビジネスマン

契約書をペーパーレス化する簡単な方法は電子契約システムを導入することだとお伝えしました。 こちらでは、具体的にどの電子契約システムがおすすめなのか紹介していきます。


電子印鑑GMOサイン

電子契約システムで契約書をペーパーレス化するなら、「電子印鑑GMOサイン」がおすすめです。

有名なGMOインターネットグループが運営する当事者型の電子契約システムで、紙での作り方と同様のワークフローを電子上で設定できる機能が搭載されています。 その他にも操作ログの記録や閲覧制限など、企業の内部統制に役立つ機能が盛り沢山です。

充実した機能が多数搭載されているにも関わらず、利用料金は月額基本料金9,680円(税込)〜とリーズナブル。 お試し用のフリープランでは、毎月10件までの電子契約が無料で締結できます。 無料で気軽に試せるのは、中小企業や個人事業主にも嬉しいポイントですね。

また電子印鑑GMOサインには、既存契約書のインポート機能や、スキャン代行サービスも用意されています。 現在保管中の契約書をペーパーレス化したい企業のニーズにも応えてくれる、電子契約システムの決定版です。


E-Stamp

次に紹介するおすすめの電子契約システムは「E-Stamp」です。 手厚いサポートが用意されている電子契約システムで、初めて契約書をペーパーレス化する企業でも親切丁寧にサポートしてくれます。

具体的なサポート内容は、メールや電話の他にオンラインサポートも用意されています。 さらに、取引先専用の相談窓口が用意されているため、取引先へのサポートもしてもらえます。

その他、「プラチナサポートパック」を利用すれば取引先や社内への説明会を代行してくれる点も特徴です。 「ペーパーレス化がよくわからないから、細かくサポートしてほしい」とお考えの方には最適なサービスとなっています。


BtoBプラットフォーム契約書

BtoBプラットフォーム契約書は、様々なBtoBのITソリューションを提供する株式会社インフォマートが運営する契約書のペーパーレス化サービスです。

月額基本料金11,000円(税込)〜の「シルバープラン」でも充実した機能が使え、ワークフローや権限管理も行えます。

幅広く展開された株式会社インフォマートの製品は大企業での導入実績も多いことから、実績重視の方にもおすすめの電子契約システムです。 お試し用の無料プランがあるため、契約書のペーパーレス化を気軽に試せるのが嬉しいですね。



まずは無料プランを使ってみよう

この記事では、契約書をペーパーレス化する方法や、ペーパーレス化にあたり覚えおきたい予備知識を解説しました。 記事の要点をごく簡単にまとめると、以下の通りです。

  • 契約書をペーパーレス化すると印紙税が非課税になる
  • 電子契約では各種法律や内部統制に注意
  • 契約書をペーパーレス化するなら、電子契約システムが最も簡単

また、記事の後半では契約書をペーパーレス化するのにおすすめの電子契約システムも紹介しました。 特に電子印鑑GMOサインは信頼度が高く使いやすいペーパーレス化サービス。 まずは簡易的な無料プランにて気軽に申込してみてくださいね。

こちらの記事で紹介したペーパーレス化ソリューション以外にもたくさんのサービスを比較検討したい方は、次の記事でご覧いただけます。

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