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電子契約イメージ

「パソコンやスマートフォンだけで契約を完結させたい」
「たくさんある電子契約システムを比較したい」

こういった要望を抱えてはいませんか。この記事では、よく検討されることが多い電子契約システムのコストや機能を比較し、どのように選べばいいのか解説しています。

また、電子契約システムの仕組みやメリット・デメリット、サービスのシェアなどについても解説。 電子契約システムについて総合的に学べる内容となっています。

最後までお読みいただければ、自社に最適な電子契約システムをきっと見つけられるでしょう。ぜひ参考にしてください。

この記事を書いた人
樽見 章寛
樽見 章寛(たるみ あきひろ) 実印.net 編集部
DX(デジタルトランスフォーメーション)が推進されている昨今、電子契約の導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか?電子契約サービス29社を徹底比較した筆者が、みなさまの円滑な電子契約導入をサポートいたします。弁護士による記事のリーガルチェックも経験済み。





電子契約システムとは

握手

電子契約システムとは、パソコンやスマートフォンなどの電子上で契約締結を完了させるシステムのことです。

定義としては「電子契約サービス」と同じもので、昨今のテレワーク需要に伴ってクラウド型の電子契約システムを導入する企業や個人事業主が急増しています。


電子契約の仕組み

電子契約システムについて理解するために、まずは電子契約の仕組みを確認しましょう。 電子上で契約を行う場合、いかにデータの改ざんやなりすましなどの不正を防ぐかが重要となります。

電子契約システムで活用されているのは「電子署名」と「タイムスタンプ」と呼ばれる2つの認証技術です。 多くの電子契約システムでは、電子署名とタイムスタンプを付与することで電子契約の正当性を担保しています。


電子署名とは

電子署名とは、簡単にいえば電子上での本人確認手段です。 電子データに対して電子署名を付与することで、そのデータが間違いなく本人によって承認されたものであり、他者によるなりすましではないと証明できます。

電子署名を利用するためには、政府認定の認証局で厳重な本人確認の上、「電子証明書」を発行します。 電子署名はしばしば現実世界での実印に例えられ、以下のようなイメージとなります。

  • 電子署名:実印
  • 認証局:役所
  • 電子証明書:印鑑証明

実印は、役所で印鑑登録の手続きを行い、印鑑証明を発行することで法的効力を持ちます。 それと同様に、電子署名は認証局で電子証明書を発行して使えるようになるものなのです。

なお、電子署名の詳細や活用事例、技術に関してもっと詳しく知りたい方は、次の記事もご覧ください。

» 電子署名って何のこと?仕組みや活用事例、導入方法など総合的に解説


タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、電子データがその時刻には確実に存在し、以降改ざんされていないことを証明するためのものです。

「ハッシュ関数」と「ハッシュ値」と呼ばれる技術が用いられており、元データとタイムスタンプのハッシュ値を比較検証することで改ざんの有無を確認できます。

電子契約システムとタイムスタンプは切っても切れない関係にあります。 改ざん防止の目的はもちろん、電子署名とタイムスタンプを組み合わせることで、電子署名の有効期限を延長できる点もメリットです。

電子署名とタイムスタンプを組み合わせて電子署名の有効期限を延長することは、「長期署名」と呼ばれています。 通常1〜3年の電子署名の有効期限を、10年程度にまで延長できます。

ただし電子契約システムの中にはタイムスタンプ機能が付いていないものもあるため、サービスを選ぶ際には注意が必要です。 法的効力の高い電子契約を結びたいのであれば、タイムスタンプが使える電子契約システムを選びましょう。

なお、タイムスタンプの仕組みや活用事例などをもっと詳しく知りたい方は、次の記事でもご確認いただけます。

» タイムスタンプとは?メリットや活用事例など詳しく解説


電子契約システムの法的効力

電子契約システムを検討する上で、「法的効力は問題ないのか」と心配している方も多いでしょう。 結論から申し上げると、電子契約システムは法律に基づいたサービスのため、きちんと法的効力のある契約を締結することが可能です。

電子契約と関わりの深い法律に「電子署名法」があります。 電子署名法によると「本人しか行えない電子署名が付与されている時は、その電子データの正当性を認める」(※原文の要約)とされています。

多くの電子契約システムでは電子署名とタイムスタンプを用いて電子契約の正当性を担保しているとお伝えしました。 このことからも、電子契約システムには法的効力があると理解できます。

また、電子契約システムNo.1のシェアを誇る「クラウドサイン」は、各省庁が行う「グレーゾーン解消制度」を利用し、サービスの適法性を証明しています。

国土交通省や経済産業省がクラウドサインの適法性を公に認めたことからも、電子契約システムは安心して利用できるサービスです。


国内企業の電子契約導入状況

電子契約システムを検討する際、国内企業の導入率が気になりますよね。残念ながら直近の電子契約導入率に関する調査データはありません。

しかし、2018年のJIPDEC(一般社団法人日本情報経済社会推進協会)の調査によると、国内企業における当時の電子契約の導入率は43.1%でした。

また、シェアNo.1のクラウドサインの導入企業数も電子契約システム導入率を考える上で参考になります。 2019年7月時点のクラウドサインの導入企業数は5万社ほどでしたが、2020年8月には10万社に急増しています。

こういったポイントを踏まえると、現時点でもたくさんの会社が電子契約システムを導入していると判断できます。 なお、クラウドサインは大手企業での導入実績も多く、次のような大企業から選ばれています。

  • ブリヂストン
  • トヨタ自動車
  • JTB
  • みずほ証券
  • 野村證券
  • 東京海上日動
  • TamaHome
  • クレディセゾン
  • ぐるなび

電子契約システムはクラウドサイン以外にもたくさんあることから、まだまだ多くの大企業が電子契約システムを導入しているでしょう。 契約電子化のメリットや有効性が広く認知され、電子契約が当たり前の時代へと変わりつつあります。



導入するメリット

会話するビジネスマン

電子契約システムを導入することには、様々なメリットが存在しています。こちらでは、電子契約システムのメリットを見ていきましょう。


印刷や郵送のコスト削減

電子契約システムを導入することで、印刷や郵送にかかる様々なコストを削減できます。 紙やインク代、プリンター設備や切手、書留代など、契約書の印刷や郵送にはたくさんのコストが発生します。

電子契約システムを導入すればそれらのコストを大幅に削減できます。 大手金融機関などでも通帳や利用明細の電子化などが進められており、国内企業のペーパーレス化は加速しています。


業務効率化

電子契約システムのメリットとして、業務効率化が挙げられます。 多くの企業がテレワークを開始した際、「印鑑を捺印するためだけに出社する」という問題が大きく取り上げられました。

紙と印鑑による契約手続きには様々な無駄があり、業務効率が悪くなるのはもちろん人件費も無駄に消費していることになります。 電子契約システムを導入することで完全テレワークにも対応しやすく、人件費の削減にもつながるのは大きなメリットです。


印紙税削減

電子契約では印紙税が非課税である点に注目して、電子契約システムを導入する企業も多いです。 印紙税が必要な契約を毎月たくさん結んでいる企業であれば、電子契約システムを導入することで年間数十万円〜数百万円単位のコストを削減できる可能性もあります。


電子契約で印紙税が非課税の根拠

電子契約システムを利用すると印紙税が非課税になる根拠は、以下の通りです。

  • 国税庁が公式に認めている
  • 国会答弁で総理大臣が非課税を明言
  • 税務署に質問すると「非課税だ」と回答される

上記の根拠についてもっと詳しく知りたい場合は、次の記事でご確認ください。

» 電子契約で印紙税が不要な根拠とは?国税庁や国会の公式見解を紹介

また、もし電子契約システムを導入する上で確証がほしいようであれば、お近くの税務署へ問い合わせてみてはいかがでしょうか。


各種書類をクラウド上で保管できる

電子契約システムを導入するメリットとして、書類の保管スペースの削減も挙げられます。 電子契約システムの多くはクラウドサービスであり、クラウド上のストレージに電子契約書を保管しておけます。

電子契約システムを利用した場合、紙に印刷して保管する必要もありません。 なぜならクラウドなど電子上に保管されているデータ自体が契約書の原本となり、紙に出力してもそれはコピー(写し)になるからです。



覚えておきたいデメリット

悩むビジネスマン

電子契約システムを検討する際、確認しておきたいデメリットもあります。こちらでは電子契約システムのデメリットをチェックしましょう。


電子化できない書類もある

電子契約システムのデメリットとして、一部の書類は電子化が認められていない点が挙げられます。 特に高額な取引が行われる不動産業界では、法律で電子化が規制されている文書も存在しています。その一例を紹介すると、以下の通りです。

  • 宅地建物売買等媒介契約および重要事項説明
  • 定期借地契約
  • 定期建物賃貸借契約
  • マンション管理業務委託契約

しかし最近では、規制緩和により不動産業界でも電子化できる書類が増えてきています。 できる範囲で電子契約システムを使用し、規制が残る部分は紙で対応する。

それだけでも業務効率化や印紙税削減などの効果は十分得られます。 そのため、このデメリットを踏まえても電子契約システムは導入するべきでしょう。


ランニングコストがかかる

電子契約システムのデメリットとして、サービスを利用するには多少のランニングコストがかかる(選ぶシステムによっては導入費用がかかる場合も)点が挙げられます。 電子契約システムの多くは月額制であり、毎月数千円〜数万円程度のランニングコストが発生します。

とはいえ、電子契約システムを導入することで印刷コストや印紙税を削減できたり、業務効率化ができたりと、ランニングコスト以上のメリットを得られます。

どうしても費用面が気になる場合は、無料のお試しプランを使ってみて、ランニングコスト以上の効果が得られるか確認してみるといいでしょう。


取引先の理解が必要

電子契約システムのデメリットに、取引先の理解がなければ契約を結べない点が挙げられます。 電子契約システムは取引先にとってもメリットのある契約方法ですが、企業によっては従来型の紙と印鑑による契約がルール化されているケースもあるため注意が必要です。

しかし、昨今の社会情勢の変化により、一昔前と比べると電子契約の理解を得やすい社会になっているのではないでしょうか。 電子契約システムの中には「取引先への説明代行」をオプションサービスにしているところもあるので、必要に応じて利用するといいでしょう。


導入時に社員教育やマニュアル整備が必要

電子契約システムのデメリットとして、導入時には社員教育やマニュアル整備など、多少の対応が必要になる点が挙げられます。 契約フローが変わるため社員教育が必要なのは当然ですが、将来的な業務効率化のためには仕方がないことでしょう。

これについても、電子契約システムの中には「社員への説明会代行」などを実施しているサービスがあるため、必要に応じてご利用ください。



電子契約システムの選び方

チェック

電子契約システムの導入を検討し始めると、予想以上にサービスの数が多いことに気がつきます。 こちらでは、電子契約システムを選ぶ際に注目すべきポイントや、おすすめの選び方を紹介します。


当事者型か立会人型か

電子契約システムには、「当事者型」と「立会人型」の2種類が存在しています。電子契約システムを導入する際は、どちらのタイプが自社に最適か考える必要があります。 両者の違いをまとめると、次の通りです。

当事者型 立会人型
付与される電子署名 契約当事者の電子署名 第三者(電子契約システム運営企業)の電子署名
本人確認の方法 認証局で厳格な本人確認の上で電子証明書を発行 サービス運営企業で本人確認を実施
コスト
法的効力
相手方の負担
(相手方も電子証明書が必要)

当事者型の電子契約システムは、契約を締結する当事者同士が自らの電子署名を使って電子契約を結ぶタイプです。 立会人型よりも強い法的効力を期待できますが、相手方も電子署名をするために同一の電子契約システムに登録する必要があります。

一方、立会人型の電子契約システムは、契約当事者ではなく第三者(サービス運営企業)の電子署名を付与するタイプです。 当事者型に比べると法的効力は劣りますが、相手方のサービス利用登録は不要で負担が少ない点がメリットです。


低価格プランで利用できる機能で選ぶ

電子契約システムの多くにワークフローや承認・権限管理などの高度な機能があるものの、月額10万円以上の高額なプランで利用できるケースがほとんどです。

しかし、他社では上位プラン限定の機能であっても、電子契約システムによっては低価格プランで利用できる場合があります。

例えば、電子契約システムを運営するA社(仮)とB社(仮)があるとして、それぞれ選ぶ機能によってコストが変わってきます。

  • A社…高度な権限管理機能が付いて月額1万円
  • B社…ワークフロー機能が付いて月額1万円

A社・B社ともに高度な権限管理機能とワークフロー機能の両方が用意されていたとしても、低価格プランで利用できる機能が異なっているケースがあるのです。

電子契約システムを選ぶ際は、「自社にどの機能が必要で、どのサービスならその機能をリーズナブルに利用できるのか」を考えるといいでしょう。


既存の紙の契約書も電子化して一元管理するかどうか

電子契約書を導入する際は、「過去に締結済みの紙の契約書の管理をどうするか」の問題が生じてきます。 電子契約システムの中には紙の契約書も電子化して一元管理できるサービスもあります。

紙の契約書が多数ある場合などは、全て電子化して一元管理できる電子契約システムを選ぶのがおすすめです。



電子契約システムを比較

会議風景

先ほど紹介したおすすめの選び方を踏まえて、電子契約システム各社の価格や機能を比較してみましょう。 比較表にまとめましたので、ご覧ください。

※表記価格は税込
料金の目安 タイプ 低価格プランでの
おすすめ機能
紙文書の
一元管理
クラウドサイン 月額11,000円〜 立会人型 API
GMOサイン 月額9,680円〜 当事者型
  • 権限管理
  • 操作ログ管理
WAN-Sign 月額11,000円〜 当事者型
  • API
  • 権限管理
Adobe Sign 1アカウント4,270円〜 立会人型
(電子契約書を読み込めば
当事者型も可能)
多言語
DocuSign 1アカウント$40〜 立会人型 多言語
NINJA SIGN 1アカウント5,478円〜 立会人型 -
Holmes 月額110,000〜 立会人型 ※最安プランでも料金が高め
クラウドスタンプ ※非公開 立会人型 ※料金非公開
イースタンプ ※非公開 当事者型 ※料金非公開
BtoBプラット
フォーム契約書
月額11,000円〜 当事者型
  • ワークフロー
  • 権限管理


当事者型の電子契約システム

当事者型の電子契約システムは複数ありますが、特におすすめなのは電子印鑑GMOサインです。 月額9,680円(税込)〜と格安の料金プランで当事者型の電子契約システムを利用できます。 1枚目の電子証明書が無料であり、コストがかからないのも魅力です。


低価格プランのおすすめ機能

電子契約システムごとに低価格で利用できるおすすめ機能を簡単にまとめると以下の通りです。

  • API → クラウドサイン/WAN-Sign
  • 高度な管理機能 → 電子印鑑GMOサイン/BtoBプラットフォーム契約書
  • 多言語 → Adobe Sign/DocuSign

ただし、利用できる機能の内容は電子契約システムごとに違っていますので、詳しくは公式サイトをご確認ください。


紙文書の一元管理

既存の紙の契約書も電子化して一元管理したいなら、クラウドサインWAN-Signがおすすめです。

どちらも公式サイトで「スキャン代行から保管代行まで対応」と明記されており、電子化を終えた紙文書の保管まで任せられます(紙文書を電子化しても原本を破棄できない場合があります)。

ただし保管代行までは必要ない場合には、電子印鑑GMOサインなどでもスキャン代行が行われています。 自社のニーズに合わせて電子契約システムを選びましょう。


シェアの大きい電子契約システムは?

電子契約システムを検討する上で、導入社数やシェアも重要な判断材料ですよね。 分野別にシェアが大きい電子契約システムをまとめましたので、ご覧ください。


電子契約システムGECSとは

インターネットで「電子契約システム」と検索すると、「GECS」と呼ばれるシステムが出てきますよね。

電子契約システムGECSとは、国土交通省や農林水産省などの様々な府省が参加するシステムで、公共工事やコンサルティング業務における受発注者間の契約を電子化するためのものです。

つまり、民間企業が企業間や一般消費者との取引を行う際に使用するサービスではないため注意しましょう。 一般的な取引を電子化するのであれば、先ほど比較表に記載した電子契約システムをご検討ください。



まとめ:価格と機能のバランスが重要

この記事では、電子契約システムの比較やメリット・デメリットなど基礎知識の解説を行いました。 記事の要点をごく簡単にまとめると、次の通りです。

  • 電子契約システムには電子署名とタイムスタンプが重要
  • 印刷や郵送、印紙税など様々なコストを削減でき業務効率化にもなる
  • 契約書の中には電子化が規制されているものもあるため注意

また、記事内では電子契約システムの選び方も解説しました。極端な話、お金さえ積めば高度な機能も充実した電子契約システムを利用できます。

しかし無駄なコストが増えるのは好ましくありませんから、自社に必要な機能をできる限りリーズナブルに利用できる電子契約システムを選ぶことが重要です。

次の記事では、ニーズ別におすすめの電子契約システムをランキング形式で紹介しているので、ぜひそちらも参考にしてください。

» 電子契約サービス比較ランキング【自社に最もおすすめなのは?】