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法人や個人事業主の皆様。仕事で使う各種書類の電子化を検討中ではありませんか。各種書類の電子化をする上で避けては通れない法律が「e-文書法」です。

この記事では、e-文書法の詳細や要件などの情報を初心者にもわかりやすく解説。 また、e-文書法の対象となる文書やe-文書法の要件を簡単に満たす方法なども説明しています。

記事の後半ではe混同されがちな法律である「電子帳簿保存法」との違いについても触れています。 e-文書法に関する情報を総合的に学べる内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

この記事を書いた人
樽見 章寛
樽見 章寛(たるみ あきひろ) 実印.net 編集部
DX(デジタルトランスフォーメーション)が推進されている昨今、電子契約の導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか?電子契約サービス29社を徹底比較した筆者が、みなさまの円滑な電子契約導入をサポートいたします。弁護士による記事のリーガルチェックも経験済み。




e-文書法とは

本を持つビジネスマン

e-文書法とは、会社法をはじめとする様々な法令での保管が義務付けられている各書類を、電子上で保管できるようにする法律です。 もしe-文書法がなければ日本のペーパーレスは一向に進展せず、いつまでも紙の文書を保管しなければならないのです。

e-文書法とはある1つの法律だけを指すのではなく、次の2つの法律の総称です。

  • 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
  • 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

以上のように正式名称が恐ろしく長い法律であるため、わかりやすく「e-文書法」と呼ばれているのです。


事前の承認や申請は不要

「e-文書法に則って文書を電子保管するための申請方法は?」と疑問に感じる方もいるでしょう。 しかしe-文書法では、各資料を電子上で保管するために事前の承認や申請は特に必要ありません。

e-文書法の条文で定められている要件を守ってさえいれば、今日からでも電子書類へ変更できる仕組みとなっているのです。 その要件は、次の項目で解説します。



e-文書法の要件

話し合うビジネスマン

e-文書法の概要について確認したところで、e-文書法に則って文書を電子保管するための要件をチェックしましょう。 電子化された書類の効力を認めるe-文書法の要件として、主に次の4つが挙げられます。

  • 見読性
  • 完全性
  • 機密性
  • 検索性

e-文書法では上記4つの要件を必ずしも全て満たす必要はなく、保存する文書の種類によって満たすべき要件は変わってきます。

それでは、これら4つのe-文書法の要件について、詳しく見てみましょう。


見読性

e-文書法の要件の1つである「見読性」とは、電子化された文書をパソコンなどのデバイスで鮮明に読み取れることを意味します。 ディスプレイへ映しても文字などが鮮明に読み取れない文書だと、その正当性は認められないのです。

e-文書法のこの要件を満たすのは、それほど難しいことではありません。 一般的なパソコンを使って鮮明に文字が読み取れる状態であれば、e-文書法の見読性についてはクリアできるでしょう。


完全性

e-文書法の要件における「完全性」とは、文書の改ざんを防ぐための措置を講じること、そして万が一改ざんなどの不正があった場合には、その事実を確認できることを意味しています。

e-文書法の完全性を満たすためには具体的にどうすればよいのか。それは、電子署名やタイムスタンプなどを付与して電子文書の証拠性を担保することです。

電子署名とは個人や法人など本人だけが行える署名のことであり、いわば電子上での本人確認手段のようなもの。 そしてタイムスタンプは、その日時には該当文書が確実に存在しており、その日時以降には文書が改変されていないことを証明するためのものです。


機密性

e-文書法の要件における「機密性」とは、権限がない者の不正な閲覧やアクセスが防止されていることを指します。 e-文書法の機密性を満たすためには、データをパスワードで保護したり暗号化したり、操作ログを収集したりといった方法が考えられます。


e-文書法の要件である「検索性」とは、保管しているサーバーやストレージから、探したい文書を簡単に検索できる環境を整えることです。 e-文書法に対応しているクラウドストレージサービスなどを使用すれば検索性の要件も問題なくクリアできます。



対象となる文書

大量の書類

e-文書法の対象文書は多岐にわたり、多業種の様々な文書を電子化することが可能です。 e-文書法で電子化できる文書の例を挙げると、次の通りです。

  • 各種会計帳簿
  • 各種契約書
  • 領収書
  • 請求書
  • 見積書
  • 納品書
  • 定款
  • 株主総会や取締役会議などの議事録
  • 賃貸貸借表
  • 損益計算書

e-文書法では金融や医療など専門性の高い業界における文書の電子保管も認められており、どんな業種に属する個人・法人であっても関わりのある法律です。

ただし不動産業界などでは一部のみe-文書法でも電子化が認められていない文書があるため注意しましょう。



e-文書法の要件を簡単に満たす方法

青空とビジネスマン

e-文書法の要件については理解できましたが、「じゃあ実際にどうすればいいの?」と疑問に感じる方は多いでしょう。 e-文書法の要件を満たして各文書を電子化するためには、専用のクラウドサービスを利用するのが1番です。

自社で電子署名やタイムスタンプを利用できる環境を整える方法もありますが、コストが高額になりがちなのでおすすめできません。

専用のクラウドサービスを利用すれば、自社でITシステムを整備することなく、低コストで簡単にe-文書法の要件を満たすことが可能です。


契約書や請求書など、取引先とやり取りする文書

契約書や請求書などは、自社で作成後に取引先へ送付してはじめて意味を持つ文書です。 そういった取引先とやりとりする文書でe-文書法の要件を満たすなら、「クラウドサイン」が便利です。

クラウドサインとは、業界No.1のシェアを誇る電子契約サービス。 法務に関するWEBサイトで有名な弁護士ドットコム株式会社が運営しており、信頼感のあるサービスです。 テンプレート保存機能など、契約業務を効率化する便利な機能も搭載されています。

クラウドサインならe-文書法や電子帳簿保存法にも対応しているため、法的に有効な電子契約書を締結可能。 締結済みの契約書はクラウド上で保管・管理ができ、企業のペーパーレスに役立ちます。

また何より、電子契約の場合は紙の契約書を使用する場合と違って、印紙税が非課税となるのもメリット。 特に不動産関連など扱う金額が大きくなる業種は、印紙税の削減メリットを受けやすいことでしょう。

e-文書法の要件を満たせるクラウドサインの機能や価格などについて、もっと知りたい方は次の記事をご確認ください。

» クラウドサインとは?メリット・デメリットや口コミ評判も


会計帳簿や領収書などの税務関係書類

会計帳簿や領収書など、税務や経理に関する書類はe-文書法と同時に電子帳簿保存法の要件(e-文書法と電子帳簿保存法の違いは後述)を満たす必要があります。

こういった税務関係の書類を電子化するためには、e-文書法と電子帳簿保存法の両方に対応している会計ソフトや経費精算システムを導入するのがおすすめです。

ただしサービスによってe-文書法などへの対応状況が異なるため、導入前に問い合わせて確認しておくことが重要です。


その他の保管義務がある文書

これまでに紹介した以外にも、事業者が保管すべき文書はたくさんあります。 自社で保管する様々な文書を、e-文書法の要件を満たして電子化するのであれば、タイムスタンプを付与できるクラウドストレージサービスを利用しましょう。

例えば「paperlogic電子書庫」というサービスなら、e-文書法や電子帳簿保存法に対応しており、複数の文書へまとめてタイムスタンプを付与することが可能です。

そのほかにもe-文書法に対応しているクラウドストレージサービスはあるので、自社に最適なシステムを選びましょう。



電子帳簿保存法との違い

経理業務

e-文書法と混同されがちな法律に「電子帳簿保存法」があります。 両者はどちらも書類の電子化に関する法律ですが、e-文書法と電子帳簿保存法では対象文書の領域が異なっています。

e-文書法は内閣官房が管轄する法律ですが、電子帳簿保存法は国税庁の管轄です。 e-文書法は様々な書類の電子化を認める法律である一方、電子帳簿保存法は税務や会計に関する書類のみを対象としています。


電子帳簿保存法は事前申請と承認が必要

e-文書法と電子帳簿保存法の大きな違いとして、事前申請と承認の必要性が異なります。 e-文書法では特に事前申請や承認などは必要ありませんでしたが、電子帳簿保存法については所轄の税務署への事前申請と承認が必要です。

一般的にe-文書法よりも電子帳簿保存法の方が規定は厳しくなっているため、よりしっかりと準備をして書類の電子化に臨むことが大切です。



クラウドサービスで簡単に書類の電子化を実現しよう

この記事では、各種書類の電子化をする上で押さえておくべき「e-文書法」に関する情報を総合的に解説しました。 記事の要点をごく簡単にまとめると、次の通りです。

  • e-文書法は様々な書類の電子化を認める法律
  • 事前の申請や承認は不要
  • e-文書法の要件を満たすには各種サービスを利用するのが簡単

e-文書法の条件を満たして書類の電子化をするためには、自社のITシステム整備や電子署名、タイムスタンプなどの使用が必要となってきます。 こういった部分を自前で用意するとコストと手間がかかりがち。

一方、e-文書法に対応しているクラウドサービスを必要に応じて利用すれば、簡単かつ金額を抑えて文書の電子化が可能です。

記事内で紹介したクラウドサインをはじめとして、書類の電子化に役立つサービスはたくさんあるので、自社に必要なシステムを選んで導入してくださいね。